福建师范大学基建档案数字化服务成果验收服务类项目采购公告

发布时间: 2020-10-13      访问次数: 10

1、采购项目名称:福建师范大学基建档案数字化服务成果验收服务类项目采购公告

 

2、采购内容如下:

合同包

品目号

品目名称

主要参数要求

数量

预算金额

1

1-1

福建师范大学基建档案数字化服务成果验收服务

(见附件)

1(批)

49000

3、公告时间:20201013—20201016日。

4、采购项目公告期内,欢迎潜在有专业资质(供应商)参与项目报价。

5、采购项目单位:福建师范大学基建处

   联系人:吴兵

   联系方式:0591-22867516

附件:项目情况及要求

福建师范大学基建处

20201013

 

 

 

附件:

项目情况及要求

一、工程概况

1、服务地点:福建师范大学旗山校区 

2、服务简要情况:要求在项目承建单位档案装订完成后,中标人对提交的档案整理和数字化扫描工作成果对照招标文件及合同要求进行验收。

3.相关要求及服务内容:

1)档案整理工作人员检查是否带有金属装订物,如有则一律拆除原始档案的金属装订物,拆分时必须使用工具,严禁手撕,沿原有痕迹小心分拆,伤及到内容的拆分立即停止,档案整理员对档案重新分类,改用其它扫描方式进行加工,必须保证原始档案不受损害。

2)页面内容不清晰及出现褪色、模糊及用铅笔、圆珠笔、红墨水笔、彩色笔修改、签发的文件材料的档案处理方式,可询问档案管理部门有无可替换的抄件,或使用加深对比度复印原件,以供扫描时使用。如以上方法均不可使用,即时记录该案卷号及页码,在数字档案后期图像处理时利用软件对清晰度再做调整,以保证数字化档案的清晰效果。

3)检查每个纸张页面的破损程度,根据以下情况作出相应的裱补修复:

①纸张有轻微的折边、折角、皱褶,可将原始档案抚平即可,严重的则使用按压、重压压平或取用适当大小的纸片涂抹粘合剂材料,展开折边、折角、皱褶位置,在无内容的背面进行粘贴。如果抚平折边、折角、皱褶处会使档案内容分离,如中间出现一条空隙而影响到档案内容则不需抚平;

②纸张出现破损撕裂的情况。破损轻微的取适当大小纸片对破损撕裂位置用粘合剂进行裱补处理,破损情况严重的可直接将衬纸裱补于纸张之下;

③热敏纸由于其特殊原理在受热情况下易使字体消退,因此先复印再扫描。先将原件进行复印,复印件不计入编页中,页号用括号表示,例如原件页号为10的热敏纸复印件的页号用(10)来表示。整理过程中保留原始材料,将复印件放在案卷最后面,并及时填写《流程处理单》(表一),在备考表中写明情况,如:第(10)页为热敏纸张复印件,不计入编页中,原件已保留;

④所有裱补材料、纸张全部使用无内容白色复印纸,粘合剂符合国家档案管理标准。粘合剂均匀涂抹,单面的页面涂抹于内容面的背面,双面的页面涂抹于无内容的位置,如可供涂抹处过小过窄,先使用加宽边条加宽,再行粘贴,粘贴位置平整无气泡、无翘边,视觉上不出现角度偏差,每一个页面使用一张纸。

4)整理人员根据卷内文件纸张的规格对其作出分类。扫描仪分为A4A3A3以上三种,整理人员即时记录每份案卷的分类方式提高扫描人员的工作效率,详细的扫描规范见档案扫描流程。

6.2.2档案案卷级著录

档案数字化录入人员将纸质档案案卷及卷内文件信息,录入到相关的档案管理软件中。档案录入分为案卷信息录入和卷内信息录入。

1)案卷信息录入:案卷信息著录参照具体管理要求。

2)卷内信息录入:每份案卷内的文件为卷内文件,录入在相应案卷下的卷内文件目录中。录入人员根据整理人员对此案卷的分类,依照此分类的排列规范进行卷内数据的录入。录入信息包括档号、页号、页数和档案管理软件要求的其他卷内文件信息。档案录入完毕后,即可开始档案扫描工作。

6.3.档案扫描

6.3.1扫描方式

根据档案幅面的大小,扫描仪分为A4扫描仪、A3扫描仪和A0扫描仪;

根据扫描仪的扫描方式可分为高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪(A0)。

A3A4扫描仪都带有高速和平板两种扫描功能。

此次档案数字化加工扫描方式分为A4扫描、A3扫描和A0扫描三种方式,根据纸张情况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

1)小于A4A4幅面的按A4规格进行扫描,大于A4小于A3A3幅面的按A3规格进行扫描,大于A3幅面以及工程图纸按A0规格进行扫描,不能进行图像拼接。

2)纸张状况好的档案采用高速扫描方式(滚筒方式)以提高工作效率。纸张状况较差,以及过薄、过软和超厚的档案,采用平板扫描方式。

6.3.2扫描色彩模式

数字化加工过程中,扫描模式采用彩色模式扫描。

6.3.3扫描分辨率

扫描分辨率指的是多功能一体机在实现扫描功能时,通过扫描元件将扫描对象每英寸可以被表示成的点数,用dpi来表示。扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。一般情况下分辨率选择300dpi;特殊情况下,如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等,扫描分辨率选择400dpi以上。

6.3.4扫描规范

1)操作人员熟练掌握扫描仪的使用方法;

2)在扫描前保证所有铁钉全部剔除干净;

3)档案扫描过程中,保持影像页面与纸质文件的对应,如发现影像页内容缺失,立即补扫,以保证扫描档案内容的完整性;

4)原始档案页面内容出现模糊、褪色、清晰度低的情况,可调节扫描仪亮度、对比度来加强清晰度,如仍不足以使数字档案清晰,则在后期图像处理时使用图像处理软件对数字档案的亮度、对比度进行调整,以达到最佳效果;

5)平板扫描过程中如遇到纸张较薄的情况,扫描时可用打印白纸垫在其后,防止扫描出现透光和阴影现象,影响扫描效果;

6)热敏纸张需要将原件的复印件进行扫描,并保留原始材料;

7)若原始档案中含有备考表,备考表不扫描,仍然放在原来的档案盒中。在扫描过程中,保证档案盒、档案材料始终在一起,不得分离。

6.3.5扫描文件格式

扫描图像存储格式,遵循国家档案局《电子文件管理细则第二部分:电子文件长期保存格式需求》,采用以下格式:

1)版式文件 PDF/A格式

遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》,支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

可使用PDF-T工具使word文件转化为PDF文件。

2)图像文件 TIFF格式

支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。

3)图像文件 JPEG-2000格式、JPEG格式

遵循ISO 15444-1:2004《信息技术 JPEG 2000图像编码系统 核心编码系统》,格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。

6.3.6扫描存储路径

档案数字化扫描图像存储具体要求如下:

1)如采用JPG格式,多页文件可采用该文件档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。

2)浏览查询图像内容每卷存放于一个文件夹内,该文件夹包含该卷中的所有卷内文件。

6.4图像处理

档案扫描完成后,乙方对不规范的图像进行去污、纠偏和裁剪等操作,以达到扫描影像整洁、清晰、美观的效果,利于查阅。

1)图像数据质量检查

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,重新进行图像的处理;由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,重新扫描;发现文件漏扫时,及时补扫并正确插入图像;发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,及时进行调整;

2)纠偏

对出现偏斜的图像进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。

3)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

4)裁边处理

采用彩色模式扫描的图像进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

6.5质量检查

质量检查是档案数字化工作中比较重要的一个环节,以保障档案影像文件和录入信息的准确性以及与原始档案的一致性。乙方按照100%的比例进行检查。

1)档案整理检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整,若有异样,立即返回工作。

2)档案录入信息检查

对照纸质档案检查档号、案卷题名、卷内文件题名、页数、卷内文件起止页码和卷内文件顺序等信息的录入是否正确,若有错误,及时修改以保证信息的准确性;

3)影像文件检查

检查影像文件是否可正常调阅,若不合格,则通知责任人对此影像页进行返工重新处理,并在处理完毕后及时替换存在质量问题的原有影像;检查影像文件是否存在污点、黑边、页面颠倒、图像偏斜等情况,若不合格,使用图像处理软件对漏处理的影像进行再次处理;对照纸质档案检查影像文件是否完整或排列顺序是否配,若影像文件不完整或顺序错乱,及时进行补扫和调整。

6.6文件级著录

档案数字化录入人员将纸质档案案卷内文件信息,录入到相关的档案管理软件中。每份案卷内的文件为卷内文件,录入在相应案卷下的卷内文件目录中。录入人员根据整理人员对此案卷的分类,依照此分类的排列规范进行卷内数据的录入。录入信息包括档号、页号、页数和档案管理软件要求的其他卷内文件信息。

6.7目录打印

将著录完成的案卷目录及文件目录打印一份。

6.8总质检

每批次档案装订完成后,乙方与档案管理部门工作人员一起按项目交接批次对档案数字化工作成果进行总质检,总质检按照40%的比例进行抽检,错误率不高于2%,否则整个批次全部返回逐一检查。

总质检内容包括以下四个方面:

1)纸质档案检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整。若有异处,查看《流程处理单》是否存在特别注明,如未特别注明及时通知相关负责人,查明原因并在追查遗失档案页面后返工补齐;

2)检查纸质档案的装订是否规范,是否存在缺页的情况,纸质档案的装订必须保证文件资料的齐全、整洁及原貌;

3)录入信息检查;

4)影像文件检查。

工作人员根据总质检中出现的问题及时对数字化加工进行自查和加强管理,以提高工作效率及质量。

6.9档案装订

档案数字化加工完成后,工作人员对整理好的档案进行装订。

1)将打印出的目录与相应的案卷放置一起,卷内文件目录放置于扫描件的首页,备考表放置于扫描件的末页;

2)检查原始档案卷内文件页面的宽度与高度,以右下方对齐为原则,左边不足时进行裱补,多余处进行折叠。装订边过窄、有文字内容的档案页面,取用5cm宽,长度与档案长度相等的纸条,进行裱补加边处理;页面高度超出尺寸的,可折叠底边,宽度超出尺寸的,可折叠装订边的对边,来适应整本档案的尺寸,折边时遵循使用原始档案折痕,折叠次数越少越好的原则;

3)装订物必须使用长度为160mm的档案专用装订线,不得使用金属装订物;

4)装订以不破坏档案原貌为准则,对于传统组卷的档案采用三孔一线的方法,对于补过纸边的档案可重新加孔,简化立卷的档案采用缝纫机以件为单位进行缝纫装订,尽量保证在装订还原后无明显被拆过、装过的痕迹;

5)装订完成,用手捏住中缝装订边,开口向下抖动,检查有无漏穿孔、脱落现象,并检查档案是否装订整齐,如发现档案脱落或由于装订原因造成的档案装订不整齐立即返工。

6.10数据挂接

扫描图像文件数字化加工过程中形成的图像成品,通过质检环节确认合格通过后,乙方工作人员及时加载到成果数据服务器端汇总。按照文件级档号等关联的形式,通过编制程序或借助相应软件,实现目录数据库对相关联具体图像内容的批量、快速挂接。

数据关联要求的具体要求:以档案目录数据库为依据,将文件存储到相应文件夹时,认真核查每一个PDF,文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同,PDF文件的页数与目录数据库中的该份文件的页数是否一致,PDF文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现目录数据库与扫描图像文件的批量挂接提供条件。

6.11档案归还及数据移交

工作人员按领取批次归还档案,并确保档案数量和案卷档号与《交接单》的一致,以及纸质文件的完整性。档案管理部门在核对过程中,若发现错误,及时退回至乙方进行处理。具体要求如下:

1)档案管理部门对归还的每批次档案查看其对应的总质检表,确保已通过总质检。

2)根据《交接单》上的领取档案记录,对装盒后的档案进行顺号,按档号逐一核对各批次的档案数量,确保实际归还档案与《交接单》上的内容相一致。

3)每批档案核对无误后,档案管理部门与乙方在档案借还交接单上的“档案归还”栏签字确认。双方签字后的档案交接单不丢失,以供保存备档。

4)按照档案管理部门的要求,搬运档案并上架。

 

二、招标控制价

服务费用最高控制价(含税)4.9万元。

三、工期要求

从服务现场符合条件进场起至合同日期结束,工期为6个月。

四、投标人资格条件要求:

 1)投标人必须是独立企业法人,需提供合格有效的的营业执照、纳税人税务登记证、组织机构代码证(若为三证合一的,可只提供有“统一社会信用代码”的法人营业执照)复印件(加盖公章);
    2)投标人必须具备国家保密行政管理部门授予的乙级及以上“国家秘密载体印制资质”,福建省外企业必须在福建省保密局备案批准。(投标人须提供“国家秘密载体印制资质证书”复印件,福建省省外企业还需提供在福建省保密局完成备案的证明材料复印件,以上材料均需加盖投标人公章 )。

3)法定代表人(负责人)身份证复印件,如非法定代表人(负责人)为投标代表参加投标时须提交授权代表人的授权委托书及身份证复印件(授权书必须法人代表签字并加盖公章,否则无效);

五、资质要求及投标人应提交以下报价资料

1.投标函;

2.营业执照、纳税人税务登记证、组织机构代码证复印件(加盖公章) 

3.法定代表人身份证明书或授权委托书、法定代表人或授权委托代理人身份证复印件(加盖公章)。

5.供应商的确定:本次以资质符合要求的报价最低者为中标候选人,报价不得超过最高控制价,否则按照废标处理。报价为包干价(含税费)。报价相同者,以随机抽取的方式确定中标单位。

6.投标保证金:3000元现金(现金,由投标人在开标前用信封密封现场缴纳(注明投标单位名称及金额),在开标结束后现场退还非中标候选人投标保证金,中标单位转为履约保证金)。

六、答疑时间

2020101417时前需将疑问函加盖公章以电子邮件方式发至120913572@qq.com,过期不予受理。

七、投标文件要求

投标文件一式二份,合并密封,密封处需加盖单位公章。投标文件请于2020101615:30前送达福建师范大学旗山校区行政楼三楼314室。如有变化另行通知。

 

福建师范大学基建处

20201013